Ondernemen met de beste ondersteuning

Nieuws

Vijf tips voor de ideale vergaderlocatie

Kies voor een inspirerende ruimte

Vijf tips voor de ideale vergaderlocatie

26 maart 2019 - Een goede locatie en ruimte kan uw vergadering een boost geven. Zowel qua uitstraling naar externen, maar ook om inspiratie op te doen. Waar moet een goede vergaderlocatie nou echt aan voldoen? Jorrit Baerends, eigenaar van ROOM25 deelt zijn visie op de ideale ruimte en locatie.

1: Kies de juiste setup
De inrichting van de ruimte betekent veel voor uw vergadering. Gebruikt u een lange tafel of kiest u juist voor een U-vorm? Baerends vult aan: "Tegenwoordig wordt vaak gevraagd naar stoelen in een kring, zonder tafels. Dit neemt barrières weg en zorgt voor nog meer openheid in meeting." Uiteindelijk is het belangrijk om de setup overeen te laten komen met het doel van de bijeenkomst. Let bij het huren van een externe vergaderlocatie op de flexibiliteit om de ruimte naar wens in te kunnen richten.
 
2: Zorg voor uitstekende audio en video
Niks is vervelender dan een gebrekkig beeld of slecht geluid tijdens een presentatie. Bij een beamer heeft u wellicht last van het daglicht. Een groot tv-scherm met goed geluidssysteem is vaak de beste oplossing. "Denk ook aan voldoende stopcontacten, aangezien de meeste gasten hun laptop zullen willen gebruiken en graag willen kunnen opladen," aldus Baerends.
 
3: Kies voor ontspannende catering
Een dag vergaderen is intensief. U wilt uw gasten dan ook goed verzorgen. Een lunch met goede producten is daarom vaak een vereiste voor een geslaagde dag. Maar catering is meer dan alleen de lunch-catering. Denk ook aan goede koffie, water en versnaperingen tijdens de dag. Een energie-boost tijdens de dag wordt door de deelnemers vaak erg gewaardeerd.
 
4: Zorg voor daglicht
Een ruimte met een mooi uitzicht is vaak het prettigste wat u uw deelnemers kan aanbieden. Maar al is het uitzicht minder, daglicht is erg belangrijk. Daglicht geeft deelnemers de energie om alert te zijn gedurende de dag en geeft een gevoel van tijd. Ruimtes met weinig daglicht kunnen soms fantastisch ingericht zijn, maar wees bewust van het gemis van daglicht.
 
5: Kies voor een inspirerende ruimte
Een dag op locatie vergaderen heeft vaak als doel om tot nieuwe inzichten te komen of om in ieder geval uit de bestaande situatie te kunnen stappen. Het is daarom belangrijk dat de ruimte zodanig is ingericht dat dit tot inspiratie kan leiden. Baerends hierover: "De locatie moet zo min mogelijk overeenkomen met het kantoor weer de gasten normaal werken. Een ruimte moet inspireren en soms zelfs verrassen."
 

Doorsturen  |  1 reactie  |  Nieuwsbrief

Reacties

Karel

11-05-2021 14:33  |  

Hele handige tips voor een geslaagde vergadering. Vooral tip 4 vind ik persoonlijk erg belangrijk. De aanwezigheid van daglicht is heel erg belangrijk voor een goede vergadering.

Reageren

http://
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de
code te wijzigen.