Scenarioplanning; wat, waarom en hoe?

Door: Bas van Bockel, 08 augustus 2017 - Hoe fijn zou het zijn als u zou weten wat er in de toekomst gaat gebeuren? Als u bijvoorbeeld een kristallen bol zou hebben? Elke dag is te zien hoe moeilijk het is om te gissen wat de toekomst gaat bieden. Neem nou de wet- en regelgeving, economische omstandigheden en de vraag van uw klant. Deze en allerlei andere factoren kunnen zomaar, zonder enige waarschuwing, veranderen. Hoe kunt u ervoor zorgen dat uw organisatie op de juiste manier vooruit gaat plannen?

Scenarioplanning gebruiken om de toekomst van uw bedrijf te voorspellen. 
Volgens de Kamer van Koophandel is de huidige overlevingskans van een MKB-bedrijf in de eerste vijf jaar plus minus 60 procent. Uiteraard maakt u een "best case" scenario en ook al denkt u er niet graag aan, ook een "worst case" scenario. Daarnaast leeft men vooral in het heden en kijken we nog niet genoeg naar de toekomst. 
Bij scenarioplanning gaat men er niet vanuit dat het heden de garantie is voor de toekomst. Het is een innovatieve en nieuwe methode die rekening houdt met verschillende belangrijke onderdelen van uw organisatie, zoals:

• Risicobeheer
• Leiderschapsontwikkeling
• Strategievorming
• Innovatie
• Publieke zaken

Scenarioplanning biedt een kader voor het creëren van inzichtelijke scenario's door 
de verbanden te gebruiken tussen de verschillende organisatieprocessen. Daaropvolgend kunt u oplossingen ontwikkelen om het bedrijf verder te helpen.

Het proces van scenarioplanning
De volgende stappen omschrijven het proces van scenarioplanning.

1. Maak de oorzaken van de veranderingen bespreekbaar
Dit houdt in; brainstormen en alle mogelijkheden verdelen in twee, nog brede, categorieën.

• Belangrijk
• Onzeker

Blijf u richten op de lange termijn. Wilt u een succesvol bedrijf hebben? Dan moet u zich richten op een toekomst die verder reikt dan de eerste tien jaar van uw bestaan. Dat lijkt misschien wat optimistisch, maar als u dat niet doet is de kans dat u in die 60 procent valt die de KvK beschrijft, een stuk groter. 

2. Zoek het kader waarbinnen alle oorzaken passen
Neem hierbij alle factoren, zowel extern als intern, die tot dit kader leiden mee.

3. Stel kleine scenario's op waarin u deze oorzaken kunt uitproberen
Als u deze factoren gaat clusteren zult u zien dat er kleine scenario's ontstaan. Zoek naar een verband in de redenen waarom juist deze scenario's zich aandienen, zodat u kunt beslissen welke u als eerste aan moet pakken.

4. Reduceer de mogelijke scenario's tot twee a drie scenario's
Hierbij is behalve inzicht ook creativiteit een vereiste. Als u, zoals de meeste organisaties, zich beperkt tot de "best- en worst-case" scenario's levert dit u alleen waarschijnlijke scenario's op. Het doel is echter om een stapje verder te gaan en "zeer waarschijnlijke" scenario’s te ontwikkelen.

5. Werk de uiteindelijk gekozen scenario's uit
Gebruik rollenspel, door middel van fictieve karakters die in een verhaal de, hiervoor gecreëerde scenario's, uitvoeren. Zo kunt u de verandering voorspellen en uw leiderschap naar een hoger niveau brengen. 

6. Definieer de problemen en bedenk de oplossingen
Bekijk met de deelnemers de scenario's vanuit zoveel mogelijk verschillende optieken. Bepaal probleemgebieden door de individuele deskundigheid van de deelnemers te gebruiken, om deze deskundigheid daarna te bundelen en voor alle issues een mogelijke oplossing te verzinnen. 

Het ontwijken van obstakels tijdens dit proces. 
Het allerbelangrijkste om scenarioplanning in te passen in uw organisatie, is dat de huidige manier van denken doorbroken moet worden. Pas op de volgende valkuilen van scenario-planning:
1. Overschat uw eigen invloed op de bedrijfstak niet. 
2. Raak niet in de war door teveel "zeer waarschijnlijke" scenario's.
3. Probeer niet voor elk scenario een oplossing te bedenken, kies de juiste scenario’s uit.
4. Probeer niet het perfecte scenario te vinden om te analyseren, analyseer er twee of drie. 
Gebruik up-to-date analyses om u te behoeden voor bovenstaande valkuilen. U hoeft dan niet te gissen naar wat wel of niet werkt voor uw organisatie. Ook kunt u gebruik maken van verschillende instrumenten en digitale tools. Dit kan u helpen bij het voorspellen van succes door:

• De mobiliteit van medewerkers vergroten door toegang te bieden tot cloud-gebaseerde apps
• Duidelijke en precieze budgettering en slimmere uitgaven
• Up-to-date informatie over uw inkomsten en uitgaven.
• Meer inzicht in het effect van uw beslissingen

Het hebben van een kristallen bol zou nog makkelijker zijn, maar met scenarioplanning heeft u een strategie in huis die u helpt op een weloverwogen manier toekomstplannen te maken.

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief