ABCOUDE - Werkgevers hoeven over heel veel beroepskosten van hun werknemers geen (of gedeeltelijk) belasting te betalen. Die beroepskosten voor uw werknemers zijn de kosten die niet tot het loon behoren. Deel 4: openbaar vervoer, de fiets en andere manieren om te reizen voor het werk.
Fietsers besparen baas miljoenen
Eind januari van dit jaar kwam TNO naar buiten met de resultaten van een onderzoek over de financiële voordelen voor een werkgever als een werknemer met de fiets naar het werk zou gaan. Wanneer het aantal werknemers dat de fiets pakt naar het werk met 1 procent stijgt, levert dat het bedrijfsleven 27 miljoen euro op. Werknemers die fietsen zijn minder vaak ziek en besparen de baas zo kosten, aldus TNO.
Financieel aantrekkelijk maken
Het onderzoek werd gehouden in opdracht van de ministeries van Verkeer en Volksgezondheid. Binnenkort begint staatssecretaris Tineke Huizinga (Verkeer) dan ook met een proef met bedrijven om fietsen financieel aantrekkelijker te maken voor het personeel.
Dus gaat dit artikel in de serie Kostenvergoedingen voor uw personeel over openbaar vervoer, de fiets en andere manieren om te reizen voor het werk. We beginnen met de fiets.
De fietsvergoedingen
Voor de vergoedingen die met de fiets te maken hebben, geldt in ieder geval de regel dat de werknemer de fiets (ook met elektrische trapondersteuning) op meer dan de helft van de dagen - dat hij naar het werk reist - moet gebruiken.
r/>
Vergoeden van een fiets
Het kan zijn dat de werknemer zelf al een fiets heeft gekocht voor het woon-werkverkeer. Dan kan de werkgever de aankoopprijs van de fiets onbelast vergoeden. De werkgever mag hiervoor in het kalenderjaar en de 2 voorafgaande kalenderjaren geen fiets hebben vergoed. De fiets mag niet duurder zijn dan € 749. Want boven dat bedrag mag de werkgever het meerdere niet onbelast vergoeden. Tenslotte is nog belangrijk dat de werkgever in drie kalenderjaren de aankoopprijs van een fiets moet vergoeden.
Ter beschikking stellen van een fiets
De werkgever kan ook voor woon-werkverkeer een fiets ter beschikking stellen. Zo blijft de fiets eigendom van de werkgever. Dit hoeft niet bij het loon worden geteld als de catalogusprijs (inclusief omzetbelasting) niet hoger is dan € 749. Als de catalogusprijs van de fiets hoger is dan € 749, moet de werkgever de waarde van het privégebruik tot het loon rekenen. Belangrijk is nog dat de werkgever aan de werknemer verder geen onbelaste (vaste) vergoeding mag betalen voor reizen met de fiets.
Met de fiets samenhangende zaken en fietsverzekering
Maar ook reparaties, een extra slot of bijvoorbeeld een regenpak mag de werkgever onbelast verghoeden. Dat mag alleen als het bedrag niet hoger dan € 82 per kalenderjaar ligt. Dit noemt de Belastingdienst: met de fiets samenhangende zaken. Ook een fietsverzekering mag onbelast worden versterkt. Voorwaarde is wel dat de werknemer de fiets gebruikt op meer dan de helft van het aantal dagen dat hij voor woon-werkverkeer reist.
Parkeergelegenheid
Misschien nog aardig om te weten is dat een parkeerplaats (of fietsenstalling) in of bij de woning van de werknemer is belast voor de loonheffingen. Maar een parkeerplaats bij de plaats van het werk, die de werkgever vergoedt, is onbelast.
Reizen met openbaar vervoer
Even voor de duidelijkheid: de Belastingdienst verstaat onder openbaar vervoer de bus, veerpont, trein tram of metro. Een taxi, boot of vliegtuig is geen openbaar vervoer. Daarvoor geldt een aparte regeling.
Vergoeden van de kosten
Als een werknemer met het openbaar vervoer reist, mag de werkgever – net als het reizen met de eigen auto (of auto van de zaak) - maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Die vergoeding geldt ook voor de reizen van en naar bijvoorbeeld een station of bus- of tramhalte.
Ook als een werknemer de afstand gedeeltelijk met eigen vervoer en gedeeltelijk per openbaar vervoer reist, mag de werkgever voor de volledige reisafstand een onbelaste vergoeding geven van € 0,19 per kilometer. De werkgever en werknemer kunnen ook een vaste vergoeding voor reizen afspreken. Een tenslotte kan de werkgever er ook voor kiezen om de werkelijke reiskosten te vergoeden. Dat mag ook onbelast.
Werkelijke openbaar vervoerkosten
Als een werkgever de werkelijke openbaar vervoerkosten onbelast wil vergoeden, moet de werknemer wel de vervoerbewijzen aan de werkgever geven zodra ze niet meer geldig zijn. Uiteraard moet de werkgever de vervoerbewijzen bij zijn administratie bewaren.
Verstrekken van vervoerbewijzen
De werkgever kan er ook voor kiezen om voor zijn werknemer de vervoerbewijzen te kopen. De Belastingdienst noemt dat: vervoer vanwege de werkgever. Die vervoerbewijzen mag de werkgever onbelast aan de werknemer verstrekken. Ook kan de werkgever aan de werknemer onbelast een vervoerbewijs geven voor zijn traject woning-werk.
Vrij reizen met openbaar vervoer
Als een werknemer vrij reist per openbaar vervoer, kan de werkgever dit ook vergoeden. Die kaart kan dan ook gebruikt worden voor reizen die een privékarakter hebben.
Reisaftrek voor de inkomstenbelasting
Een werknemer kan voor de inkomstenbelasting recht hebben op de reisaftrek als hij voor zijn werk met het openbaar vervoer reist. Vanzelfsprekend zijn daar voorwaarden aan verbonden. Zo moet de werknemer bijvoorbeeld minimaal 1 keer per week of 40 keer per kalenderjaar met het openbaar vervoer naar zijn werk reizen.
De werknemer moet voor de reisaftrek openbaarvervoer een verklaring afleggen. Die verklaring wordt door het openbaarvervoerbedrijf afgegeven. Maar voor de reisaftrek gelden nog veel meer regels en mogelijkheden. Die kunt u vinden op de site van de Belastingdienst. Belangrijk om nog te weten is dat een werknemer de reisaftrek na afloop van het jaar af kan trekken in de Aangifte inkomstenbelasting.
Tijdelijk ander vervoer door wegwerkzaamheden
En tenslotte nog even dit: voor tijdelijk, speciaal georganiseerd, vervoer van werknemers bij wegwerkzaamheden geldt een algemene regeling. Voorwaarde is dat het bedrijfsleven en de overheid samen de kosten betalen van dit vervoer. Daarbij moet de overheid meer dan de helft van de kosten betalen.
Dit vervoer kan met het bestaande openbaar vervoer gebeuren, maar ook met bijvoorbeeld shuttlebussen tussen een station en de arbeidsplaats(en). Het recht op het speciaal georganiseerde vervoer is voor maximaal 24 maanden onbelast voor de loonheffingen. Als de werknemer een onbelaste reiskostenvergoeding ontvangt, mag de werkgever deze na het begin van de werkzaamheden maximaal 24 maanden onbelast doorbetalen.
De andere artikelen over kostenvergoedingen zijn:
1-
Zo zit dat
2-
Kennis, studie, ICT en communicatie
3-
De auto
4-
Openbaar vervoer en de fiets
5-
Van huisvesting tot kinderopvang
6-
Van stoelmassage tot vakantieverlof
7-
Van sparen tot gouden handdruk
8-
Van personeelsleningen tot lief- en leedpotjes
9-
Eten en drinken
Jacques de Vos | Businesscompleet
